Die Herausforderung
Komplexität effizient beherrschen
Die GIS AG ist ein führender Schweizer Hersteller von Elektrokettenzügen und kompletten Kransystemen. Mit einem breiten Produktportfolio und anspruchsvollen Kundenprojekten steht GIS AG täglich vor der Herausforderung, komplexe Produktkonfigurationen, eine grosse Anzahl eingehender Lieferantenrechnungen sowie personaladministrative Prozesse effizient und fehlerfrei abzuwickeln.
Die bisherigen Prozesse waren teilweise manuell, dezentral organisiert und mit administrativem Aufwand verbunden. Produktkonfigurationen mussten zeitaufwändig mehrfach per E-Mail abgeklärt werden, die Rechnungsverarbeitung lief papierbasiert über mehrere Hände, und Mitarbeitende hatten keinen direkten digitalen Zugang zu ihren Lohndokumenten oder Personaldaten. Gesucht war eine integrierte, benutzerfreundliche Lösung, die diese Prozesse konsolidiert, automatisiert und transparent macht.
Die Lösung
Integrierte Digitalisierung mit der BPS
In einem strukturierten Einführungsprojekt wurden die Anforderungen aller Fachbereiche aufgenommen und in eine ganzheitliche Lösung überführt. Die Business Process Suite (BPS) wurde mit vier Modulen eingeführt: VKM, ePosting, ePayslip und ePersonal Dossier. Alle Module sind vollständig in die SAP S/4HANA-Umgebung von GIS AG integriert, die auf SAP RISE betrieben wird.
Der Variantenkonfigurator, welcher die Erstellung von Produktkonfigurationen und Preisberechnungen vereinfacht und beschleunigt. Die Mitarbeitenden im Vertrieb sowie die Vertriebs- und Handelspartner im In- und Ausland können Elektrokettenzüge und Fahrwerke nun systematisch und fehlerfrei direkt im System konfigurieren, ohne manuelle Zwischenschritte.
Mit ePosting wurde der gesamte Kreditorenprozess digitalisiert: Eingehende Lieferantenrechnungen werden per OCR-Technologie automatisch erkannt und vorvalidiert. Die zuständigen Mitarbeitenden prüfen und ergänzen die Daten bei Bedarf, bevor die Rechnung digital zur Freigabe weitergeleitet wird.
ePayslip gibt allen Mitarbeitenden ortsunabhängigen Zugang zu ihren Lohnabrechnungen, Lohnausweisen und Zeitnachweisen, sicher, papierlos und jederzeit verfügbar.
Das ePersonal Dossier rundet die Lösung ab: Mitarbeiterdaten werden zentral und strukturiert verwaltet. Änderungen sind nachvollziehbar, Zugriffe kontrolliert, und die Datenqualität steigt durch systemgestützte Prozesse.
Das Ergebnis
Die Einführung der BPS bei GIS AG hat die Effizienz über mehrere Unternehmensbereiche hinweg gesteigert. Manuelle Arbeitsschritte wurden reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt und die Fehlerquoten gesenkt. Mitarbeitende profitieren von einer modernen, intuitiven Benutzeroberfläche, die standortunabhängiges Arbeiten ermöglicht.
